廣汽商貿(mào)：一套系統(tǒng)支撐112家下屬企業(yè)高效辦公

11月18日，“新組織、新能力、新場景”2022藍凌用戶大會盛大召開。會上，廣汽商貿(mào)信息管理部部長劉海成受邀分享廣汽商貿(mào)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐，引發(fā)廣泛關(guān)注。本文整理出相關(guān)演講內(nèi)容，以饗讀者。

“三化兩擎一中心”實施，推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略

首先向大家簡要介紹一下廣汽商貿(mào)。廣汽商貿(mào)有限公司成立于2000年3月，是由廣汽集團全資設(shè)立的、以汽車商貿(mào)服務(wù)為主業(yè)的大型國有企業(yè)(集團)。

廣汽商貿(mào)是廣汽集團商貿(mào)服務(wù)領(lǐng)域主力軍，主要業(yè)務(wù)包括汽車銷售與后市場服務(wù)、物流服務(wù)、配套服務(wù)、環(huán)保與再生資源、租賃服務(wù)、國際業(yè)務(wù)六大業(yè)務(wù)領(lǐng)域，提供覆蓋汽車全產(chǎn)業(yè)鏈的價值服務(wù)，在全國擁有132家品牌店(含授權(quán)在建)，網(wǎng)點遍布全國21個省份47個(地級以上)城市。

下面向大家介紹廣汽商貿(mào)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的規(guī)劃。隨著廣汽集團發(fā)布1615戰(zhàn)略以及數(shù)字化加速器GDA項目，商貿(mào)結(jié)合自身十四五戰(zhàn)略規(guī)劃，制定了數(shù)字化專項規(guī)劃，通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型更好地聚焦主業(yè)、服務(wù)主業(yè)、為主業(yè)賦能。

在十三五期間，廣汽商貿(mào)已經(jīng)完成了對各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的搭建。我們圍繞著企業(yè)的信息化和標準化展開，以提升邊際效益為主要目標，包括企業(yè)的信息化建設(shè)、IT系統(tǒng)投入和開發(fā)、企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)打通、流程標準化以及內(nèi)部管控和量化KPI等。

在十四五期間，廣汽商貿(mào)將完成數(shù)字商貿(mào)2.0和數(shù)字商貿(mào)3.0的建設(shè)，通過強管控、大共享、深挖掘、重運營四大舉措，依托數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)管理變革，賦能業(yè)務(wù)發(fā)展，積極推動廣汽商貿(mào)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過“三化兩擎一中心”的實施，推進廣汽商貿(mào)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，并孵化長宏科技作為數(shù)字運營中心。

作為數(shù)字化運營中心，長宏科技積極響應(yīng)廣汽集團及廣汽商貿(mào)數(shù)字轉(zhuǎn)型的要求，同時立足服務(wù)廣汽商貿(mào)，為商貿(mào)各下屬企業(yè)提供全方位的數(shù)字運營服務(wù)。目前，長宏主要的三大核心業(yè)務(wù)有：財務(wù)共享服務(wù)、業(yè)財一體化系統(tǒng)服務(wù)、數(shù)字營銷服務(wù)。

由于商貿(mào)下屬投資企業(yè)大多以小微企業(yè)為主，沒有專門的二級人員負責(zé)對應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，因此廣汽商貿(mào)圍繞“管-建-用”三個環(huán)節(jié)為數(shù)字化項目提供保障，由長宏科技公司提供數(shù)字運營服務(wù)。即：從源頭開始管控，避免重復(fù)建設(shè);項目的建設(shè)過程中由廣汽商貿(mào)統(tǒng)籌形成解決方案后與投資企業(yè)共同推進;當系統(tǒng)上線后，長宏科技作為數(shù)字運營的載體，承接系統(tǒng)使用、培訓(xùn)、答疑及維護的工作，為廣汽商貿(mào)眾多下屬小微企業(yè)提供技術(shù)支持。

我們根據(jù)數(shù)字化項目的涵蓋范圍和屬性，將數(shù)字化分成個性化業(yè)務(wù)、通用業(yè)務(wù)、企業(yè)管理或常用服務(wù)三大類，商貿(mào)本部實行分類統(tǒng)籌和金融管理。

攜手藍凌構(gòu)建EDP系統(tǒng)，支撐112家下屬企業(yè)高效辦公

接下來介紹一下廣汽商貿(mào)EDP系統(tǒng)的建設(shè)情況。廣汽商貿(mào)企業(yè)數(shù)字化門戶(廣汽商貿(mào)Enterprise Digital Portal)，簡稱EDP，于2018年11月1日上線，是根據(jù)統(tǒng)一身份認證、統(tǒng)一信息展示、統(tǒng)一工作入口、統(tǒng)一移動辦公、統(tǒng)一應(yīng)用中心的設(shè)計要求，建設(shè)的統(tǒng)一工作平臺。

作為廣汽商貿(mào)及投資企業(yè)的辦公平臺，EDP搭建了三重一大、流程管理、公文管理、會議管理、電子簽章等豐富的功能模塊，以滿足日常的辦公需要;同時集成了各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)了辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的打通。

EDP系統(tǒng)整體規(guī)劃從2018年開始，經(jīng)過多期建設(shè)已推廣至全國投資企業(yè)使用。同時，我們不斷優(yōu)化系統(tǒng)和功能的深化應(yīng)用，集成了流程效率分析、電子簽章、自動化簽署、智能合同比對、智慧投資等功能，進一步提升辦公效率，從傳統(tǒng)的線上辦公向數(shù)字智能化辦公轉(zhuǎn)變。

EDP系統(tǒng)按照一套系統(tǒng)，多企業(yè)復(fù)用的原則，在硬件與軟件上通用。各個企業(yè)之間組織數(shù)據(jù)、首頁都是獨立的，相互隔離不可見，既能實現(xiàn)總部對硬件、軟件的統(tǒng)一管理，也最大化程度滿足各個企業(yè)自身的靈活性和個性化的需要。

1、流程全程在線，審批效率提升90%

下面我分享一下EDP系統(tǒng)的一些功能。首先是EDP的推廣。前面也提到由于商貿(mào)的小企業(yè)居多，很多企業(yè)沒有使用辦公系統(tǒng)，所以經(jīng)過研究分析，采用統(tǒng)一建設(shè)推廣的方式，最符合雙方目前的現(xiàn)狀。通過商貿(mào)統(tǒng)籌建設(shè)，系統(tǒng)使用企業(yè)數(shù)量達到112家，注冊用戶數(shù)7500個，已超過百萬條流程，既提高了辦公效率，滿足總部內(nèi)審內(nèi)控的要求，又發(fā)揮了總部管控的優(yōu)勢，降低系統(tǒng)的建設(shè)成本。目前已推廣上線的企業(yè)，其日常審批資料、產(chǎn)業(yè)通知下達等工作已全部實現(xiàn)線上化和移動化，審批效率明顯提高，審批效率提升90%，每天審批單量提升100%。

2、落實三重一大制度，建設(shè)三重一大決策&監(jiān)察系統(tǒng)

三重一大決策監(jiān)察系統(tǒng)是國有企業(yè)的特色，廣汽商貿(mào)已經(jīng)實現(xiàn)三重一大議題管理、決策會議管理、監(jiān)察過程管理等全在線化，實現(xiàn)投資企業(yè)與廣汽商貿(mào)本部、廣汽商貿(mào)與廣汽集團打通，實現(xiàn)信息實時同步，其中：

●議題管理：對于議題的審批全過程進行管理、所有議題的狀態(tài)、每個環(huán)節(jié)需要處理哪些事務(wù)等進行全面跟蹤管理;

●會議管理：打通審批流程與會議管理，開會前領(lǐng)導(dǎo)審批、與會人員情況、缺席情況、投票結(jié)果、表決情況等信息記錄，并將相關(guān)信息回寫至議題中;

●監(jiān)察管理：自動流轉(zhuǎn)到監(jiān)察部門，按要求同步至集團。實現(xiàn)同步預(yù)警，通過待辦、短信等方式及時通知監(jiān)察人員與相關(guān)經(jīng)辦人。

3、合同全周期在線管理，業(yè)務(wù)經(jīng)營高效、合規(guī)

對于合同這塊，實現(xiàn)了從采購供應(yīng)商的管理、合同審批、合同執(zhí)行、合同付款各個環(huán)節(jié)全生命周期的跟蹤管理。各個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)監(jiān)控，根據(jù)內(nèi)審內(nèi)控的要求設(shè)計標準化的業(yè)務(wù)流。

不僅如此，我們還通過信息化技術(shù)的手段，實現(xiàn)合同各個版本的在線智能比對，一鍵查看各個合同版本的區(qū)別，自動生成比對報告、智能審核/糾錯、修改過程跟蹤等，減少審批核稿的時間，提高合同審核效率。

4、流程效率分析，改善低效環(huán)節(jié)

關(guān)于審核效率的優(yōu)化方面，搭建流程效率分析平臺，對現(xiàn)有的流程數(shù)據(jù)采集和處理，從組織、部門、人員、業(yè)務(wù)等多方面進行分析展示流程數(shù)據(jù)，找出低效環(huán)節(jié)并加以改善，洞察干部審批負荷量，協(xié)助授權(quán)。

5、電子簽章，降低經(jīng)營風(fēng)險

在印章管理方面，由于商貿(mào)投資企業(yè)分布在全國各地，以往印章由各個投資企業(yè)自行管理，給生產(chǎn)經(jīng)營帶來一定的風(fēng)險。因此，通過與電子簽章平臺、業(yè)財一體化系統(tǒng)進行集成，將電子合同、電子簽章應(yīng)用到汽車銷售的業(yè)務(wù)中 ，在試乘試駕、銷售合同的簽署、訂金和尾款的收取、委托提車、交車、放行等業(yè)務(wù)場景中使用電子合同、電子簽章，形成銷售業(yè)務(wù)全過程閉環(huán)管理。

除此以外，電子簽章還應(yīng)用在日常辦公流程如發(fā)文審批和其他需蓋章的證明文件使用中，打通審批與用印環(huán)節(jié)，形成閉環(huán)，線上全跟蹤。

6、多角色門戶，滿足個性化辦公需求

在用戶體驗方面，按領(lǐng)導(dǎo)、部長、員工的角色展示不同的內(nèi)容，優(yōu)化主題樣式風(fēng)格，把經(jīng)營、人事、財務(wù)等數(shù)據(jù)以圖形和報表的方式展現(xiàn)在門戶首頁，打造“一站式”工作和信息門戶。

數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功推進，這四點經(jīng)驗可供借鑒

最后簡單對廣汽商貿(mào)近年來的數(shù)字化轉(zhuǎn)型做一個簡單總結(jié)。經(jīng)過全員努力，近年來的數(shù)字化轉(zhuǎn)型取得了一定的成果，并獲得了業(yè)界的肯定和嘉獎。同時也實現(xiàn)了在軟件著作權(quán)、信息安全等級保護等方面零的突破。

關(guān)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的經(jīng)驗分享，我也總結(jié)了四個方面：

首先，項目作為一把手工程，從高層開始推動，只有公司經(jīng)營管理層認識到數(shù)字化的重要性，才能推動整個公司的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。不單單是領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，還要領(lǐng)導(dǎo)帶頭，深度參與。

其次，數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)三分靠建設(shè)，七分靠運營，我們常說數(shù)字化的項目建設(shè)好之后不是結(jié)束，而是開始，運營也重中之重。

再者，數(shù)字化的項目需要業(yè)務(wù)和IT雙輪驅(qū)動，技術(shù)服務(wù)業(yè)務(wù)，只有業(yè)務(wù)部門深度參與，才能搭建出可用、好用、符合實際的系統(tǒng)。

最后還要挖掘應(yīng)用場景，通過科技賦能，打破局限。

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來源：號外網(wǎng)